Modules

Préparation et suivi budgétaire

Elaboration et révision des budgets
Consultation des demandes
Gestion des versions (révisions budgétaires)
Validation des bons à budgéter
Suivi du réalisé

Gestion des achats

Demandes d’achats
Validation via messagerie électronique
Consultation et suivi
Validation par natures et par montants
Edition des bons de commandes

Commandes et contrats

Création des engagements
Intégration via les demandes d’achats
Validation en fonction du seuil de validation
Consultation en fonction des statuts
Génération automatique des charges à payer
Edition des bons de commandes

Numérisation des factures (OCR)

Numérisation des factures, avoirs, notes de frais
Lecture et reconnaissance (OCR-LAD-RAD)
Indexation du contenu des documents
Validation via un processus de workflow intégré
Pré-enregistrement automatique des factures
Recherche multicritères (GED)

Factures fournisseurs, clients, refacturation

Traitement des factures (saisie, validation)
Emission des factures clients et refacturation
Numérisation des pièces justificatives
Gestion des provisions et des étalements de charges
Rapprochement avec les engagements
Gestion du prorata de TVA
Multiples workflows de validation métiers (bon à comptabiliser, bon à payer, bon à payer de trésorerie)
Alimentation des écritures comptables dans le(s) système(s) de comptabilité générale
Transfert vers les plateformes de paiement (virement, lettre chèque…)

Immobilisations

Enregistrement des fiches d’immobilisations
Calcul des dotations aux amortissements
Immobilisations en cours
Gestion des normes IAS/IFRS
Préparation des états fiscaux 2054 et 2055
Simulation des amortissements et intégration dans le suivi budgétaire
Alimentation des écritures comptables dans les systèmes de comptabilité générale

Biens physiques

– Enregistrement des fiches de biens
– Suivi des mouvements
– Inventaire physique
– Lecture des codes-barres
– Analyse comparative des fiches d’immobilisations et de biens

Notes de Frais

Enregistrement des notes de frais par saisie ou par délégation
– Numérisation des justificatifs
– Validation hiérarchique par messagerie électronique
– Gestion des plafonds, type de dépenses, TVA
– Intégration dans le suivi budgétaire

Workflow

Le workflow permet de gérer les étapes de validation des pièces en suivant les procédures internes, les règles de gestion et les différents niveaux hiérarchiques.
Le workflow s’appuie sur la messagerie électronique de l’entreprise afin d’informer les personnes habilitées que la présence de pièces à valider.
Les différentes fonctions du workflow sont :
– Génération de mails pour la plupart des fonctions de TriBank (bon à payer, bon à comptabiliser, bon de trésorerie, note de frais, validation de demandes d’achats),
– Accès direct à TriBank via des liens URL,

Planificateur de Tâches

Le planificateur de Tâches permet le déclenchement automatique de tâches récurrentes selon une date et une heure fixe :
– Mise à jour batch des devises,
– Déversements budgétaires,
– Calcul des amortissements,
– Lancement des comptabilisations,
– Traitement de fin de journée,
– Lancement de requêtes du Générateur d’Etats,
– Ré-indexation de fichiers,
– Intégration de fichiers

Générateur d’états

Le Générateur d’Etats permet de créer des états personnalisés à partir des données référencées dans l’application.
– Générateur d’Etats graphique,
– Mémorisation des requêtes,
– Séparation de la sélection et du tri pour la présentation de l’état,
– Sortie au format CSV avec l’appel de MS Excel,
– Sortie au format PDF avec l’appel d’Adobe Acrobat Reader,
– Gestion des droits et habilitations.

Scan Dynamique

En intégrant la fonction de Scan dynamique, Six-Axe répond aux besoins de ses clients en matière de validation et d’archivage de leurs documents (factures, notes de frais, ordres d’achats).
Les utilisateurs peuvent désormais numériser, indexer, nommer et classer les documents « papier » en quelques secondes dès la saisie de la facture.
La recherche des documents scannés s’effectue de façon instantanée par un lien direct entre la pièce saisie et le document scanné.

Rattachement de documents

La numérisation des factures se fait « par lot » à partir d’un copieur multifonctions.
Les images pdf des factures sont alors stockées sur un répertoire du réseau.
Il est ainsi possible de rechercher l’image de la facture sur le répertoire du réseau, créant un lien direct entre la pièce saisie et le document scanné.

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