Modules

Préparation et suivi budgétaire

  • Élaboration et révision des budgets
  • Consultation des demandes
  • Gestion des versions (révisions budgétaires)
  • Validation des bons à budgéter
  • Suivi du réalisé

Gestion des achats

  • Demandes d’achats
  • Validation via messagerie électronique
  • Consultation et suivi
  • Validation par natures et par montants
  • Edition des bons de commandes

Gestion des engagements

  • Création des engagements et des contrats
  • Intégration via les demandes d’achats
  • Validation en fonction du seuil d’autorisation
  • Consultation en fonction des statuts
  • Génération automatique des charges à payer
  • Edition des bons de commandes

Intégration automatique des factures

  • Numérisation des factures, avoirs, notes de frais
  • Lecture et reconnaissance des factures (LAD-RAD)
  • Indexation du contenu des documents (OCR)
  • Validation via un processus de workflow intégré
  • Pré-enregistrement automatique des factures
  • Recherche multicritères « full text » (GED)
  • Gestion des plans de classement

Gestion des factures

  • Traitement des factures fournisseurs (saisie, validation)
  • Émission des factures clients
  • Refacturation (factures interco)
  • Gestion des provisions et des étalements de charges
  • Rapprochement avec les engagements
  • Gestion du prorata de TVA
  • Multiples workflow de validation métiers (bon à comptabiliser, bon à payer, bon à payer de trésorerie)
  • Alimentation des écritures comptables dans le(s) système(s) de comptabilité générale (Core Banking)
  • Transfert vers les plateformes de paiement (virements, lettres chèque…)

Immobilisations

  • Enregistrement des fiches d’immobilisation
  • Calcul des dotations aux amortissements
  • Immobilisations en cours
  • Gestion des normes IAS/IFRS
  • Préparation des états fiscaux 2054 et 2055
  • Simulation des amortissements et intégration dans le suivi budgétaire
  • Alimentation des écritures comptables dans les systèmes de comptabilité générale

Biens (inventaires)

  • Enregistrement des fiches de biens
  • Suivi des mouvements
  • Inventaire physique
  • Lecture des codes-barres
  • Analyse comparative des fiches d’immobilisations et de biens

Contrats de location (IFRS 16)

  • Gestion des contrats de location
  • Renouvellement ou arrêt anticipé
  • Calcul des amortissements
  • Journal des écritures
  • Interface vers un logiciel de consolidation

Notes de Frais

  • Saisie des notes de frais par le salarié ou par délégation
  • Numérisation des justificatifs
  • Validation hiérarchique par messagerie électronique
  • Gestion des plafonds, type de dépenses, TVA
  • Intégration dans le suivi budgétaire
  • Paiement des notes de frais

Workflow

Le Worklow permet de gérer les étapes de validation des pièces en suivant les procédures internes, les règles de gestion et les différents niveaux hiérarchiques d’habilitation. Il s’appuie sur la messagerie électronique de l’entreprise afin d’informer les personnes autorisées de la présence de pièces à valider (Bons à Payer, Bons à Comptabiliser, Bons de Trésorerie, Notes de Frais, Demandes d’Achats). Les principales fonctions du Workflow sont :

  • La génération de mails
  • L’accès direct aux écrans de validation via des liens URL

 

Planificateur de Tâches

Le planificateur de tâches permet le déclenchement automatique de fonctions récurrentes selon une date et une heure fixe :

 

  •  Mise à jour batch des devises,
  • Déversements budgétaires,
  • Calcul des amortissements,
  • Lancement des comptabilisations,
  • Traitement de fin de journée,
  • Lancement de requêtes du Générateur d’États,
  • Intégration de fichiers

Générateur d’états

Le Générateur d’Etats permet de créer des états personnalisés à partir des données référencées dans l’application.

 

  • Construction des requêtes à partir des écrans de saisie,
  • Mémorisation des requêtes,
  • Séparation de la sélection et du tri pour la présentation de l’état,
  • Sortie au format CSV avec l’appel de MS Excel,
  • Sortie au format PDF avec l’appel d’Adobe Acrobat Reader,
  • Gestion des droits et habilitations.

Rattachement de documents

Nos applications permettent de rattacher des documents aux pièces qui ont été saisies. La numérisation des factures se fait pat « lots » à partir d’un copieur multifonctions.

 

  • Les images pdf des factures sont stockées sur un répertoire dédié du réseau,
  • L’utilisateur crée un lien direct entre la pièce saisie et le document scanné,
  • Lors de la consultation de la pièce, l’image attachée est visible à l’écran.

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