Notre accompagnement dans la rédaction de votre expression de besoin pour la gestion des interventions.
Votre expression de besoins doit mettre en avant vos besoins fonctionnels et techniques qui permettront aux acteurs que vous allez solliciter de bien percevoir rapidement s’ils sont susceptibles des répondre à vos attendus & vos objectifs soit seuls avec des partenaires. In fine, ce document doit vous faire gagner du temps dans la mise en œuvre du projet.
En effet, dans le domaine de la gestion des interventions, le scope fonctionnel peut-être plus ou moins large et les processus à couvrir ne le sont pas tous bien par les différentes solutions du marché. On peut retrouver des solutions :
- Qui ne vont couvrir que certains processus opérationnels autour de la gestion d’intervention, mais pas ceux en amont comme le service desk ou bien ceux en aval comme la réparation.
- Qui vont être plus spécialisées sur un secteur en particulier avec des fonctionnalités dédiées par exemple sur la Remote Visual Assistance ou sur la traçabilité des actes métiers.
- Qui vont avoir une profondeur fonctionnelle moins riche qui sera donc moins évolutive et nécessitera des briques complémentaires.
Quelques écueils à éviter :
Vouloir aller trop vite et Avoir une description globale pas suffisamment « mûre » qui pourrait laisser à penser que le projet n’est pas pour demain et inviter les éventuels candidats à ne pas répondre. Vous vous privez ainsi de potentielles bonnes réponses pour l’avenir !
Ne transmettre cette expression de besoins qu’à des acteurs que l’on connaît par réseau ou par de précédentes consultations ou inversement ne pas la transmettre à des candidats qui avaient répondu par la négative à de précédentes consultations.
La rédaction d’une expression de besoins en amont d’une consultation doit permettre d’identifier aisément le chemin et la voix du client et également de gagner du temps dans le « temps complet du projet.
1) Définir clairement Les attendus et objectifs du projet
Les attendus et objectifs : qui doivent permettre d’identifier clairement quels sont les axes d’amélioration et de ROI attendus et les processus à couvrir et le fonctionnement actuel de l’organisation.
C’est l’expression du besoin qui est la pierre angulaire du projet. Sur ce socle, il va pouvoir murir et évoluer au fur et à mesure du temps. C’est également sur cette base que vont se nourrir les interactions avec les participants. Il est donc important que l’on sache dans quelle direction on va : moins de kms parcourus ou un SLA atteint coute que coute ?
Il faut pouvoir exposer brièvement votre situation actuelle avec ses points positifs et négatifs et vous projeter sur une cible sans chercher une solution.
Ils peuvent être accompagnés de schémas de l’organisation ou des processus ou d’indicateurs opérationnels.
2) Préciser un premier niveau de Besoins Fonctionnels et Techniques
Une liste de besoins fonctionnels et techniques : c’est l’ensemble des macro-fonctionnalités attendues qui pourront ensuite être détaillées au travers d’une grille fonctionnelle et d’un cahier des charges plus précis.
L’expression de besoins va servir pour rédiger le cahier des charges et la grille fonctionnelle et technique mais ne va en aucun cas s’y substituer.
Elle peut concerner la recherche d’une solution globale ou une solution complémentaire à un ERP ou bien encore une brique spécialisée comme l’optimisation de tournée, la mobilité, la réalité partagée, etc.
3) Définir l’environnement du projet
La description du projet : les équipes qui analyseront vos éléments doivent comprendre où vous en êtes dans votre projet et si elles peuvent se positionner.
Un premier niveau de toutes les composantes d’un projet est souhaitable : Planning, Démarche, Budget, Contraintes & Limites, Conduite du changement.
Il faut pouvoir apprécier comment se positionner en fonction de votre organisation, de vos modes de fonctionnement projet et la mobilisation que vous avez pu mener ou le niveau de communication et formation nécessaires pour vos ressources internes ou partenaires de services : fournisseurs, sous-traitant, client, prestataire logistique.
En termes de planification, il faut pouvoir identifier les dates clés, vos impératifs de délais par rapport à des facteurs internes ou externes.
4) Définir l’environnement de votre système d’information
Il est important de définir votre environnement actuel et les principales interfaces qui doivent être mises en œuvre. Si toutes les solutions du marché doivent disposer maintenant de connecteurs ou de capacités de s’interfacer, en revanche elles ne sont pas toutes dans la même situation pour gérer vos référentiels internes. La Logistique et la Facturation des contrats et des interventions seront notamment deux domaines dans lesquelles vous devrez établir votre cible.
SIX-AXE vous accompagne dans votre expression de besoins
SIX-AXE travaille dans domaine du Field service (Service Desk, Gestion du SAV, Maintenance, Inspection, Réparation) depuis plus de 30 ans. Fort de cette expérience acquise en analyse de cahier des charges et en implémentation de solutions, nous pouvons vous accompagner dans l’identification et la rédaction de votre expression de besoins que ce soit pour une solution globale ou un élément complémentaire pour gérer vos « Services »au sens large.
N’hésitez pas à nous contacter afin de bénéficier de notre expertise, que ce soit dans l’expression des besoins, ou bien plus globalement :
- En accompagnement Amont (Appui dans les appels d’offre & rédaction des RFI/RFP avant de solliciter le marché ou en phase d’audit pour l’optimisation des processus / solution IT en place)
- En complément des équipes Editeurs en apportant une expertise métier/fonctionnelle pour les phases de Build notamment,
- Dans la gestion du projet de déploiement d’une solution IT autour des activités de services notamment autour de nos activités historiques optimisation de tournée, ERP « Field Service » et Gestion de stock,
- En appui pour le développement de briques complémentaires autour du Field Service.
